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How to manage your documents and speed up input into SAP - Nuance AutoStore, Comment gérer vos documents dans SAP

Problem. Companies using SAP aim to have all relevant information attached too and processed within their SAP system. Though, most companies struggle to upload key information to the correct objects because it’s too difficult to get the information there. Usually people use one of following methods:

1. Only SAP savvy people upload documents into SAP manually - this is very time consuming expensive and error prone. Documents inadvertently are saved in wrong places, referenced incorrectly and given the wrong access rights.

2. People store documents outside of SAP – this ranges from hard copy filling cabinets all the way to DMS and archive systems. However, in all cases it becomes difficult to govern documents in 3rd party systems or link them back to SAP. This could also enable serious compliance or data breaches.

Solution. Nuance AutoStore typically turns a 10 minute SAP input into a 10 seconds process, but better still it can verify, enhance and process the information to insure it always ends up in the correct places or objects.

Benefit. Now all employees can upload documents more effectively to the correctly locations in SAP, not just SAP savvy people. Documents become more secure, searchable and compliant and all employees benefit as they can find the information they need much faster in the correct objects rather than searching through ungovernable and unconnected systems.

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Problème. Les entreprises qui utilisent SAP souhaitent  que toutes les informations pertinentes soient jointes et traitées dans leur système SAP. Cependant, la plupart des entreprises ont du mal à télécharger les informations clés sur les objets appropriés, car il est trop difficile d’y accéder. Habituellement, les personnes utilisent l'une des méthodes suivantes:

1. Seules les personnes expertes en SAP téléchargent des documents dans SAP manuellement - cela prend beaucoup de temps et est source d'erreurs. Les documents sont par inadvertance enregistrés dans de mauvais endroits, mal référencés et dotés de mauvais droits d'accès.

2. Les personnes stockent des documents en dehors de SAP - cela va des armoires physiques avec du papier aux systèmes DMS et d’archivage. Cependant, dans tous les cas, il devient difficile de gérer les documents dans des systèmes tiers ou de les relier à SAP. Cela pourrait également permettre des violations graves de la conformité et des données.

Solution. Nuance AutoStore convertit généralement une entrée SAP de 10 minutes en un processus de 10 secondes, mais mieux encore, il peut vérifier, améliorer et traiter les informations pour s'assurer qu'elles se retrouvent toujours aux emplacements ou objets appropriés.

Avantage. Désormais, tous les employés peuvent télécharger des documents plus efficacement vers les emplacements appropriés dans SAP, et pas seulement les personnes expertes. Les documents deviennent plus sûrs, plus consultables et plus conformes. Tous les employés en bénéficient, car ils peuvent trouver les informations dont ils ont besoin beaucoup plus rapidement dans les objets appropriés plutôt que de chercher dans des systèmes ingouvernables et non connectés.

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Tuesday, February 26th 2019

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